CRM、ERP、會計系統如何整合？中小企業一體化管理完整指南

許多中小企業同時使用 CRM 管理客戶、ERP 處理進銷存、獨立的會計軟體記帳，卻發現這些系統彼此不相通，資料要手動重複輸入，報表要人工彙整，效率低落且容易出錯。這就是「系統孤島」問題。本指南將帶您了解如何打通這三大系統，實現真正的一體化管理。

什麼是系統孤島？為什麼是痛點？

系統孤島的定義

系統孤島（Information Silos）指企業內部各系統獨立運作，資料無法自動流通的狀態：

┌─────────┐    ┌─────────┐    ┌─────────┐
│   CRM   │    │   ERP   │    │ 會計系統 │
│ 客戶管理 │    │ 進銷存  │    │  記帳   │
└────┬────┘    └────┬────┘    └────┬────┘
     │              │              │
     ▼              ▼              ▼
  客戶資料       訂單/庫存        財務資料
     │              │              │
     └──────────────┼──────────────┘
                    │
            ❌ 資料不互通 ❌

系統孤島造成的 7 大痛點

痛點	影響	實際案例
重複輸入	耗費大量人力時間	同一筆訂單要在 3 個系統各輸入一次
資料不一致	報表數據矛盾	CRM 顯示成交 100 萬，會計只記到 80 萬
決策延遲	無法即時掌握全貌	要等月底人工彙整才知道真實業績
錯誤頻繁	人工作業容易出錯	輸入錯誤導致出貨錯誤或帳務問題
客戶體驗差	內部資訊不同步	客戶詢問訂單狀態，業務和客服說法不一
擴展困難	系統無法支撐成長	業務量增加，作業量成倍增長
員工挫折	重複性工作降低滿意度	優秀員工花時間在資料搬運而非創造價值

實際場景：一筆訂單的處理流程

整合前（約需 45 分鐘）：

1. 業務在 CRM 記錄客戶需求 → 手動
2. 業務填寫報價單給客戶 → 手動匯出 Excel
3. 客戶確認後，在 ERP 建立訂單 → 重新輸入
4. 出貨後，在 ERP 更新庫存 → 手動
5. 財務在會計系統開立發票 → 重新輸入
6. 收款後，在會計系統沖帳 → 手動比對
7. 回到 CRM 更新客戶狀態 → 手動

整合後（約需 5 分鐘）：

1. 業務在 CRM 建立報價 → 自動
2. 客戶確認，一鍵轉訂單至 ERP → 自動
3. 出貨、庫存、發票、客戶狀態 → 全自動更新

效益：每筆訂單節省 40 分鐘，錯誤率降低 90%

CRM、ERP、會計系統的角色與資料流

三大系統的核心職責

系統	核心職責	主要資料	使用者
CRM	客戶關係管理	客戶、聯絡人、商機、互動記錄	業務、行銷、客服
ERP	企業資源規劃	訂單、庫存、採購、生產	營運、倉管、採購
會計	財務管理	發票、應收付、總帳、報表	財務、會計

理想的資料流向

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                        完整資料流                           │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

   CRM                    ERP                   會計系統
┌─────────┐          ┌─────────┐          ┌─────────┐
│ 商機 ─────────────▶ 報價單  │          │         │
│         │          │   │     │          │         │
│ 成交 ─────────────▶ 訂單 ───────────────▶ 應收帳款 │
│         │          │   │     │          │    │    │
│         │          │ 出貨 ───────────────▶ 發票   │
│         │          │   │     │          │    │    │
│ 客戶 ◀─────────────── 收款 ◀───────────── 沖帳   │
│ 狀態    │          │   │     │          │    │    │
│ 更新    │          │ 庫存 ───────────────▶ 成本   │
└─────────┘          └─────────┘          └─────────┘

關鍵資料同步點

同步點	來源系統	目標系統	同步資料
客戶建立	CRM	ERP, 會計	客戶名稱、統編、地址、聯絡人
訂單成立	CRM→ERP	ERP	產品、數量、價格、交期
出貨完成	ERP	CRM, 會計	出貨日期、實際數量
發票開立	會計	CRM, ERP	發票號碼、金額
收款確認	會計	CRM, ERP	收款日期、金額

系統整合的 3 種方式

方式 1：API 直接整合

原理：透過各系統提供的 API（應用程式介面）直接交換資料

┌─────────┐    API     ┌─────────┐    API     ┌─────────┐
│   CRM   │◀─────────▶│   ERP   │◀─────────▶│ 會計系統 │
└─────────┘           └─────────┘           └─────────┘

優點：

• 即時同步（毫秒級）
• 無需第三方工具
• 自訂彈性高

缺點：

• 需要開發能力
• 每對系統都要獨立開發
• 維護成本隨系統數增加

適合情境：

• 系統數量少（2-3 個）
• 有內部開發團隊
• 需要高度客製化

成本估算：NT$ 10-50 萬/整合對

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方式 2：中介軟體/iPaaS

原理：透過第三方整合平台連接各系統

┌─────────┐         ┌────────────┐         ┌─────────┐
│   CRM   │◀───────▶│            │◀───────▶│   ERP   │
└─────────┘         │   iPaaS    │         └─────────┘
                    │  整合平台   │
┌─────────┐         │ (Zapier,   │         ┌─────────┐
│ 會計系統 │◀───────▶│  Make等)   │◀───────▶│ 其他系統 │
└─────────┘         └────────────┘         └─────────┘

常見 iPaaS 平台：

• Zapier（入門級，無程式碼）
• Make（原 Integromat，中階）
• Workato（企業級）
• n8n（開源自建）

優點：

• 快速部署（數天內上線）
• 預建連接器，減少開發
• 視覺化流程設計
• 低維護成本

缺點：

• 月租費用持續支出
• 複雜邏輯可能受限
• 效能可能有延遲

適合情境：

• 使用主流 SaaS 系統
• 無開發資源
• 需要快速上線

成本估算：NT$ 500-5,000/月（依用量）

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方式 3：原生整合/一站式平台

原理：選擇本身就整合的系統套件

┌─────────────────────────────────────────┐
│           一站式整合平台                 │
│  ┌─────────┬─────────┬─────────┐       │
│  │   CRM   │   ERP   │ 會計系統 │       │
│  └─────────┴─────────┴─────────┘       │
│         共享資料庫，原生整合              │
└─────────────────────────────────────────┘

常見一站式平台：

• Odoo（CRM + ERP + 會計）
• Zoho One（全套商業應用）
• Microsoft Dynamics 365
• ACTGSYS（DanLee CRM + Dinkoko ERP + TanJee 會計）

優點：

• 零整合成本
• 資料即時同步
• 統一使用者介面
• 供應商單一窗口

缺點：

• 可能需全面更換現有系統
• 個別功能可能不如專精產品
• 供應商鎖定風險

適合情境：

• 新創公司從頭建置
• 準備更換老舊系統
• 追求簡單統一管理

成本估算：依平台而異，通常較分開購買便宜 20-40%

整合方式比較總覽

評估項目	API 直接整合	中介軟體 (iPaaS)	原生整合
前期成本	高	低	中
持續成本	中	中	低
部署時間	1-3 個月	1-2 週	依遷移複雜度
技術門檻	高	低	低
客製彈性	高	中	低
即時性	即時	近即時	即時
維護難度	高	低	低
適合企業	有IT團隊	中小企業	新建/重建

系統整合 5 大效益

效益 1：減少重複輸入

量化效益：

• 每筆訂單節省 30-45 分鐘輸入時間
• 月處理 200 筆訂單 = 每月節省 100-150 小時
• 以時薪 NT$ 250 計算 = 每月省 NT$ 25,000-37,500

效益 2：資料一致性

實際案例：

• 整合前：月底對帳需 3 天，常發現 5-10% 差異
• 整合後：即時對帳，差異率降至 0.5% 以下

效益 3：即時可視性

決策加速：

• 業務即時看到客戶付款狀態
• 財務即時掌握銷售預測
• 管理層隨時查看完整營運數據

效益 4：流程自動化

自動化場景：

觸發事件	自動動作
CRM 成交	ERP 建立訂單 + 通知倉庫
ERP 出貨	會計開立發票 + CRM 更新狀態
會計收款	CRM 標記已收款 + ERP 釋放信用額度
庫存低於安全量	自動建立採購單 + 通知採購人員

效益 5：擴展能力

成長支援：

• 業務量增加 2 倍，不需增加資料處理人力
• 新增產品線或據點，系統快速複製
• 併購時資料整合更容易

整合實施步驟

步驟 1：現況盤點（1-2 週）

清查內容：

• 現有系統清單與版本
• 各系統資料欄位對照
• 現有手動流程記錄
• 資料量與頻率統計

產出：系統現況報告、資料字典

步驟 2：需求定義（1-2 週）

確認項目：

• 優先整合的流程
• 資料同步頻率（即時/定時）
• 例外處理規則
• 權限與安全需求

產出：整合需求規格書

步驟 3：方案選擇（1 週）

評估要點：

• 現有系統 API 支援程度
• 內部技術能力
• 預算與時程
• 長期維護考量

產出：整合方案建議書

步驟 4：開發/設定（2-8 週）

依選擇方案：

• API 整合：開發、測試、部署
• iPaaS：設定流程、測試、優化
• 原生整合：資料遷移、系統切換

產出：整合完成的系統

步驟 5：測試驗證（1-2 週）

測試範圍：

• 單元測試：個別同步點
• 整合測試：完整流程
• 壓力測試：高負載情境
• 使用者驗收測試

產出：測試報告、問題修復

步驟 6：上線與監控（持續）

上線策略：

• 平行運作期（新舊系統並行）
• 逐步切換（部門/流程分批）
• 完全切換

監控項目：

• 同步成功率
• 資料延遲時間
• 錯誤通知與處理

常見問題 FAQ

Q1：整合一定要找外部廠商嗎？

視情況而定：

• 可自行處理：使用 Zapier/Make 等無程式碼工具
• 建議找外包：API 開發、複雜邏輯處理
• 建議找顧問：整體規劃、系統選型

Q2：現有系統不支援 API 怎麼辦？

幾個替代方案：

1. 詢問供應商是否有付費 API 模組
2. 使用 RPA（機器人流程自動化）模擬人工操作
3. 透過資料庫直接存取（需評估風險）
4. 考慮更換為支援整合的系統

Q3：資料安全如何確保？

必要的安全措施：

• 傳輸加密（HTTPS/TLS）
• API 金鑰管理（定期輪換）
• 存取權限控管（最小權限原則）
• 異動日誌記錄（審計追蹤）

Q4：整合後出錯怎麼處理？

建議機制：

1. 錯誤通知：即時 Email/LINE 告警
2. 自動重試：暫時性錯誤自動重試
3. 人工介入：持續失敗升級處理
4. 回滾機制：嚴重錯誤可還原

Q5：投資報酬多久可回收？

依整合規模而異：

• 小型整合（iPaaS）：1-3 個月
• 中型整合（API）：3-6 個月
• 大型整合（全面改造）：6-12 個月

結語：整合是數位轉型的基礎

系統孤島是許多中小企業數位化的最大瓶頸。在考慮導入 AI、大數據等進階技術之前，先把基礎的系統整合做好，才能發揮資料的真正價值。

記住這幾個關鍵原則：

1. 從痛點出發：優先解決影響最大的整合需求
2. 循序漸進：不需一次到位，分階段實施
3. 選對方案：依據自身技術能力與預算選擇
4. 持續優化：整合不是專案，是持續的流程

當 CRM、ERP、會計系統能夠無縫協作，您的企業就擁有了數據驅動決策的基礎，這才是真正的數位轉型起點。

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