中小企業記帳系統怎麼選？會計軟體比較與選購指南

財務管理是企業營運的命脈，但許多中小企業主對於記帳系統的選擇感到困惑：該用 Excel 就好，還是需要專業的會計軟體？本文將深入分析中小企業的會計系統選購要點。

為什麼需要專業的記帳系統？

許多創業初期的企業主習慣用 Excel 記帳，但隨著業務成長，這種方式的限制越來越明顯：

Excel 記帳的常見問題

• 人為錯誤風險高：公式錯誤、複製貼上失誤
• 缺乏稽核軌跡：誰改了什麼、何時改的無法追蹤
• 報表產出費時：每月結帳需要大量手工處理
• 無法多人協作：同時編輯容易造成版本混亂
• 稅務合規困難：格式不符合申報需求

專業會計系統的優勢

功能	Excel	會計系統
自動過帳	❌ 手動	✅ 自動
報表產出	❌ 需手工製作	✅ 一鍵產出
稽核軌跡	❌ 無	✅ 完整記錄
多人協作	❌ 困難	✅ 支援
稅務整合	❌ 需轉換	✅ 直接申報

中小企業會計系統必備功能

核心功能一：傳票管理

傳票是會計系統的基礎，完善的傳票管理應包括：

• 多種傳票類型：收入、支出、轉帳傳票
• 自動產生分錄：減少人工輸入
• 傳票覆核機制：確保帳務正確性
• 附件上傳：原始憑證數位化保存

核心功能二：財務報表

老闆最關心的就是報表，系統應能自動產出：

• 資產負債表：了解公司財務狀況
• 損益表：掌握獲利情況
• 現金流量表：監控現金流動
• 試算表：核對帳務正確性
• 總分類帳/明細帳：詳細查閱交易記錄

核心功能三：稅務合規

台灣中小企業必須符合稅務規定：

• 營業稅申報：401、403 表自動產出
• 營所稅整合：年度申報資料準備
• 電子發票：開立、接收、歸檔
• 扣繳申報：各類所得扣繳資料管理

進階功能

根據企業需求，可能還需要：

• 多幣別支援：進出口貿易必備
• 部門/專案別：管理會計需求
• 預算管理：費用控管
• 銀行對帳：自動比對銀行明細

會計系統類型比較

類型一：桌面安裝型

特點

• 安裝在公司電腦
• 一次性購買授權
• 資料存在本地

適合對象

• 對資料安全有高度顧慮
• 有專職 IT 人員維護
• 不需要遠端存取

代表產品：傳統套裝會計軟體

類型二：雲端訂閱型

特點

• 透過瀏覽器使用
• 按月/年訂閱
• 資料存在雲端

適合對象

• 需要隨時隨地存取
• 希望降低初期投資
• 多據點或遠端工作需求

代表產品：現代化 SaaS 會計系統

類型三：整合型（ERP 內建）

特點

• 與進銷存系統整合
• 交易自動產生會計分錄
• 減少重複輸入

適合對象

• 已使用 ERP 系統
• 希望財務與營運資料一體化
• 追求流程自動化

選購評估重點

評估一：符合台灣法規

確認系統是否符合：

• 商業會計法規定
• 營業稅申報格式
• 電子發票整合規範
• 營所稅申報需求

評估二：操作便利性

考量使用者的接受度：

• 介面是否直覺？
• 是否需要會計專業背景？
• 有無教學資源和客服支援？

評估三：與現有系統整合

評估整合需求：

• 能否與現有進銷存系統對接？
• 是否支援銀行明細匯入？
• 能否與電子發票系統串接？

評估四：成本考量

計算總持有成本：

• 軟體費用（買斷 vs 訂閱）
• 導入與教育訓練費用
• 年度維護費用
• 客製化開發費用

會計系統導入步驟

步驟一：建立會計科目

• 設定公司使用的會計科目
• 可參考會計研究發展基金會標準科目
• 依產業特性調整

步驟二：設定期初餘額

• 匯入上期期末餘額
• 確認資產負債平衡
• 驗證總帳與明細帳一致

步驟三：建立常用分錄範本

• 設定固定資產折舊
• 預付費用攤銷
• 薪資發放分錄

步驟四：整合其他系統

• 連結進銷存系統
• 設定電子發票串接
• 銀行對帳功能設定

步驟五：教育訓練

• 會計人員專業培訓
• 管理者報表解讀教學
• 製作操作手冊

TanJee - 專為中小企業設計的會計系統

ACTGSYS 藍圖思維即將推出 TanJee 會計系統，專為台灣中小企業打造：

核心特色

• 直覺操作介面：非會計背景也能輕鬆上手
• AI 智能分類：自動建議會計科目
• 完整稅務整合：營業稅、營所稅一站搞定
• ERP 無縫整合：與 Dinkoko ERP 資料同步
• 雲端即時存取：老闆隨時查看財務報表

與 ACTGSYS 產品生態整合

TanJee 可與其他 ACTGSYS 產品無縫整合：

DanLee CRM    →    Dinkoko ERP    →    TanJee
(客戶管理)         (進銷存)           (會計)
    ↓                  ↓                 ↓
  訂單成交      →   出貨/進貨      →   自動產生傳票

常見問題 FAQ

Q: 小公司也需要會計軟體嗎？

A: 取決於交易量和管理需求。一般來說，每月超過 50 筆交易，或需要產出正式財務報表的企業，建議使用專業會計系統。

Q: 雲端會計系統安全嗎？

A: 現代雲端系統通常具備銀行等級的資安防護：

• 資料加密傳輸與儲存
• 多重備份機制
• 存取權限控管
• 定期資安稽核

Q: 需要聘請專職會計嗎？

A: 視企業規模而定。小型企業可以：

• 老闆/員工使用簡易系統自行記帳
• 每月請會計師/記帳士審查
• 年度委託會計師處理稅務申報

Q: 導入會計系統需要多久？

A: 一般中小企業約需 2-4 週：

• 系統設定：3-5 天
• 資料遷移：3-5 天
• 教育訓練：3-5 天
• 平行測試：1-2 週

結語

選擇適合的會計系統，不僅能提升財務管理效率，更能為企業決策提供即時、正確的財務資訊。關鍵在於找到符合企業規模、產業特性、並能與現有系統整合的解決方案。

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